FAQ

Wer sammelt die Daten?

Die Sammelstelle des „Clearing light“ wird gemäß Beschluss des Koordinierungsrates gemeinsam von den vier Dach-Organisationen als Arbeitsgemeinschaft (ARGE) betrieben: Bundesverband Deutscher Omnibusunternehmen (bdo) e.V., Bundesverband SchienenNahverkehr (BSN), Deutschlandtarifverbund-Gesellschaft (DTVG) und Verband Deutscher Verkehrsunternehmen (VDV).

Wofür werden die Daten verwendet?

Mit der Datensammlung wird ermittelt, wie viele Deutschland-Tickets verkauft werden, wie hoch der gesamte Finanzbedarf zum Ausgleich der zu erwartenden Mindereinnahmen durch das Deutschland-Ticket in den jeweiligen Bundesländern ausfällt und ob es zu „Umverteilungen“ der Erlöse zwischen den Ländern kommen muss. Dafür werden SOLL-Einnahmen (zu erwartende Einnahmen ohne Deutschland-Ticket auf Basis der 2019er-Vor-Corona-Zahlen) und Ist-Einnahmen aggregiert auf Bundeslandebene gegenübergestellt. Sollte ein Bundesland mehr Ist-Einnahmen generieren als den Vergleichswert wird das Frühwarnsystem ausgelöst.

Welche Auswirkungen entstehen für den Schadensausgleich 2023?

Durch das Frühwarnsystem entstehen keine Auswirkungen – egal ob negativ oder positiv – auf die Höhe des Schadensausgleichs für Ihre Tariforganisation. Es kann lediglich zu einer Umverteilung zwischen den Landesmitteln führen.

Wer sind die meldenden Tariforganisationen?

Die Meldung erfolgt stufenweise, d.h.:

• Vom Verkehrsunternehmen/Verkäufer an die „gewohnte“ Tariforganisation, z.B. Verkehrsverbund.
• Die Tariforganisation, an die gemeldet wurde, sammelt die Daten und sendet diese gebündelt an die Clearingstelle.
• Verkehrsunternehmen mit Haustarifen können diese selbst direkt an die Clearingstelle melden oder an eine „nahestehende“ Verbundorganisation, die dann die Meldung übernimmt.

Tariforganisationen sind in diesem Zusammenhang alle Tarifgeber. Das können Verkehrsunternehmen mit eigenen Tarifen sein, Verbundorganisationen (auch Landestariforganisationen) oder Tarifgemeinschaften. An die Clearingstelle müssen jeweils nur die Organisationen melden, die nicht bereits an eine übergeordnete Tariforganisation melden. Wenn beispielsweise ein Busunternehmen an einen Verbund angeschlossen ist und seine Verkäufe dorthin meldet, muss diese Verbundorganisation für das Busunternehmen die Meldung an die Clearingstelle vornehmen. Verkehrsunternehmen in verbundfreien Räumen hingehen müssen i.d.R. selbst die Meldung der Daten vornehmen.

Um herauszubekommen, ob Sie meldepflichtig sind, füllen Sie bitte das Formular unter https://deutschlandticketclearing.de/Anmeldung aus und beantworten die nachfolgenden Fragen. Sollten Sie keine Verkaufseinnahmen haben, oder diese vollständig an eine Verbundorganisation weitermelden, sind Sie nicht meldepflichtig.

Sofern Sie als meldepflichtig eingestuft sind, erhalten Sie nach wenigen Arbeitstagen eine Einladung für einem SharePoint unseres Dienstleisters. Dort legen Sie Ihre ausgefüllten Meldedateien ab. Voraussetzung ist die Rücksendung der gezeichneten Schnittstellenvereinbarung (digitale Unterschriften sind ausreichend). Sie finden die Schnittstellenvereinbarung sowie die Meldedatei-Vorlagen mit Beispieldaten vorab hier: https://deutschlandticketclearing.de/Download

Verkäufe aus dem Deutschland-Ticket müssen bis zum 20. des Folgemonats auf dem SharePoint abgelegt werden. Beispielsweise müssen die Verkäufe aus dem Mai bis zum 20. Juni an die Datensammelstelle/Clearingstelle geliefert werden. Die Zahlen für die verkaufte Fahrkarten aus dem Restsortiment müssen bis zum 50. des Folgemonats auf dem SharePoint abgelegt werden.

Die D-Ticket Meldung erfolgt monatlich zum 20. des Folgemonats. Die Meldedatei ist ein csv Datenformat. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass alle Formatvorgaben korrekt umgesetzt sind (und nicht durch das Öffnen in Excel verändert wurden) prüfen Sie Ihre Datei bitte abschließend in einem Text-Editor.

Der Name der Meldedatei setzt sich zusammen aus Ihrer TO-ID, der Bezeichnung „D_Tickets“ und dem Meldemonat. Z.B.: „1234_D_Tickets_202401.csv“ für TO 1234 und den Januar 2024.

Die Datei enthält Angaben zum:

• Meldemonat (bei Nachmeldungen und Korrekturen jeweils der Monat der korrigiert werden soll),
• Meldejahr,
• Meldestelle (optional, entspricht dem Kundenvertragspartner, kann aber leer bleiben),
• Ticketcode (siehe nächster FAQ-Punkt),
• Stückzahl (immer ganzzahlig, bei Stornierungen auch mit negativen Vorzeichen),
• Preis (siehe nächster FAQ-Punkt – immer positiv),
• Gesamteinnahmen (muss dem Preis*Stück entsprechen),
• erster Geltungstag (vorerst immer der erste des Geltungsmonats im Format: JJJJ-MM-TT),
• Postleitzahl des Kunden (verpflichtend, falls unbekannt durch 00000 zu ers

Sämtliche Formatvorgaben sind im Dokument: DTicket_Definition Meldestruktur_20230607.xlsx in Downloadbereich (https://deutschlandticketclearing.de/Download) einsehbar.

In allen 3 Einnahmemeldungen (D-Ticket, Restsortiment und Soll-Einnahmen) muss das Feld Monat gefüllt werden. Diese Angabe bezieht sich auf den Meldemonat und ermöglicht es der Sammelstelle zu monitoren, ob jede TO für jeden Monat eine Meldung abgegeben hat. Beispielsweise ist in der D-Ticket-Meldung am 20.2. über die Einnahmen des Monats Januar in alle Zeilen eine „1“ einzutragen.

Analog wird mit der Spalte Monat bei einer Rest-Sortiments Meldung vorgegangen (z.B. am 20.3. für die Einnahmen des Monats Januar in alle Zeilen ebenfalls eine „1“).

Bei den Solleinnahmen, die nur einmalig im Jahr gemeldet werden müssen, gibt es eine Zeile je Monat (2023: 5, …, 12 und 2024 ff: 1, …, 12).

Sollten Sie feststellen, dass in einer vergangenen Meldung ein Fehler aufgetreten ist, können Sie diese unter Angabe des ursprünglichen Meldemonats in Ihrer aktuellen Meldung korrigieren (Kundenstornos zählen nicht zu diesen Fehlern).

Beim D-Ticket gibt es zusätzlich den Geltungstag aus dem wir den Geltungsmonat ableiten.

Kundenstornos oder Erstattungen, die im Meldemonat verarbeitet wurden, aber einen vergangenen Geltungsmonat betreffen, können unter Angabe des ursprünglichen Geltungsmonats storniert werden. Beispielsweise wird eine Erstattung für den Oktober im Dezember wie folgt gemeldet:

Der Geltungsmonat ist bei D-Ticket ausschlaggebend für die Darstellung im D-Ticket-Monitor.

Seit Oktober 2023 ist die Meldung der PLZ des Wohnortes des D-Ticket Abonnenten/Abonnentin verpflichtend.

PLZ von Wohnorten im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland sind 5-stellig anzugeben, also ohne führendes D. Achten Sie bei PLZ, die mit 0 beginnen (vor allem in Sachsen und Brandenburg relevant) darauf, dass Excel den Dateneintrag nicht in eine Zahl ohne führende 0 umwandelt. Formatieren Sie die Daten dafür als Text.

Wohnorte im Ausland sind durch den zweistelligen ISO-Code dem jeweiligen Land zuzuordnen (Quelle z.B. https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_Staaten_der_Erde - ISO-2-Code). Die tatsächliche Postleitzahl im Ausland ist nicht einzutragen.

Sollten im absoluten Ausnahmefall für einzelne D-Tickets keine PLZ-Informationen vorliegen, dann füllen Sie das Feld mit 00000 (5 Nullen).

Das Restangebot muss jeweils einen Monat nach den D-Ticket gemeldet werden. Die Meldestruktur ist einfacher als beim D-Ticket. Abgefragt werden lediglich Meldemonat und -Jahr, Ticketgruppe (siehe unten) und Gesamteinnahme (inkl. Umsatzsteuer). Dadurch sind maximal 4 Zeilen je Meldung notwendig.

Die Aufteilung des restlichen Angebots in Ticketgruppen entspricht der, seit 2020 vom VDV durchgeführten Corona-Regelabfrage. Die entsprechende Meldung ist vielfach geübte Praxis in den Verkehrsverbünden. Rückfragen zur Zuordnung können an den VDV, Fachbereich Statistik, gerichtet werden. Folgende Ticketgruppen werden unterschieden:

Die SOLL-Einnahmen sind gemäß Mustererstattungsrichtlinie zu ermitteln. Basis sind die Einnahmen aus dem Jahr 2019, die um die Tarifmaßnahmen fortgeschrieben werden. Die SOLL-Einnahmen sind als Brutto-Werte (inkl. Umsatzsteuer) anzugeben.

Dabei müssen eventuelle noch nicht bekannte Mehransprüche aus tatsächlichen Mehrverkehren, Minderansprüche aus tatsächlichen Minderverkehren o.ä. zunächst noch nicht berücksichtigt werden. Die pauschale Steigerungsrate in Höhe von 1,3% soll aber in der Berechnung einbezogen werden.

Mittel aus SGB IX und 45a sind in den SOLL-Einnahmen NICHT einzubeziehen.

Die SOLL-Einnahmen sind einmalig pro Jahr und monatsscharf zu melden und können beim Vorliegen neuer Erkenntnisse zu Tarifmaßnahmen oder Verkehrsleistungsveränderungen nachgemeldet werden.

Laut den Tarifbestimmungen zum D-Ticket sollen ab dem 01.01.2024 einheitliche Erstattungsregeln angewandt werden.

Verspätete Meldungen und Korrekturmeldungen erfolgen in der nächsten Monatsmeldung nach Bekanntwerden des Sondersachverhalts. Nicht jede Korrektur erfordert eine vorherige Stornierung der bisher gemeldeten Daten.

Bei der Datenstornierung unterscheiden wir 3 Fälle:

• Fall 1: Ein Kunde storniert sein Deutschlandticket
• Fall 2: Ein Vertriebsdienstleiter meldet erst zu spät an Sie als meldende TO
• Fall 3: Sie haben einen Fehler in der Meldedatei entdeckt und möchten die Datei korrigieren.

Für jeden dieser 3 Fälle möchten wir Ihnen das präferierte Vorgehen erklären. Auf keinen Fall ändern Sie bitte einfach in der bereits hochgeladenen Datei. Diese Änderung würde nicht verarbeitet, weil jede Datei nur einmal vom System als neu erkannt, ausgelesen und verarbeitet wird. Nachträgliche Änderungen bleiben daher unberücksichtigt.

Fall 1: Ein Kunde storniert sein Deutschland-Ticket:
In diesen Fällen können Sie einfach in der nächsten fälligen Monatsmeldung die Anzahl der Stück und damit auch die Gesamteinnahme um die stornierten Tickets reduzieren. Falls Sie die positiven und negativen Meldungen nicht saldieren möchten oder können, steht es Ihnen auch frei, die zurückgegebenen Tickets in einer Extrazeile, wie hier im Bsp. einer Meldung zum 20.08. darzustellen:

Das Vorgehen für das Restsortiment funktioniert analog, hier ein Bsp:

Fall 2: Ein Vertriebsdienstleister meldet erst zu spät an Sie als meldende TO:
Aus welchem Grund auch immer waren Ihnen zum Zeitpunkt der letzten Meldung nicht alle relevanten Verkäufe bekannt. Dann können Sie diese in der folgenden Meldung z.B. zum 20.08. nachmelden, indem Sie zusätzliche Zeilen einfügen, die die Nachmeldungen beinhalten, z.B.:

Fall 3: Sie haben einen Fehler in der Meldedatei entdeckt und möchten die Datei korrigieren:
Eine Korrektur von bereits übermittelten Daten ist möglich. Hierfür laden Sie eine Datei hoch mit demselben Namen jener die korrigiert werden soll, ergänzt um „_STORNO“ z.B. für die Maimeldung: XX_D_Tickets_202305_STORNO.csv
Innerhalb dieser Datei werden die zu korrigierenden Werte bei Gesamteinnahmen und Stückzahlen mit entgegengesetztem Vorzeichen übergeben. Anschließend laden Sie eine Datei mit dem Namen: XX_D_Tickets_202305_NEU.csv hoch in der sie die korrekten Werte übermitteln.

Um es einfacher handhaben zu können, empfiehlt es sich in der Storno-Datei die gesamte ursprüngliche, fehlerhafte Datei mit negativen Vorzeichen bei Stück und Gesamteinnahme zu versehen und somit die ursprüngliche Datei in Gänze zu neutralisieren, um sie danach vollkommen neu (unter Verwendung der Dateiendung _ NEU.csv) hochzuladen.

Wichtig hierbei ist, dass die Summe aller drei Dateien:
1. Ursprüngliche Datei
2. _STORNO-Datei
3. _NEU-Datei
, dann ihren tatsächlichen D-Ticket Verkäufen aus dem entsprechenden Meldezeitraum entsprechen muss.

Wie oben bereits geschrieben, genügt es nicht, die bereits hochgeladenen Dateien im SharePoint zu verändern!

Jede der 3 Meldedateien (D-Ticket, Restsortiment und Soll-Einnahmen) erfordert eine zusätzliche Verteilung auf das Bundesland (BL) in dem diese kassentechnische Einnahme entsteht. Auch die BL-Verteilung der D-Ticket-Meldung folgt dieser Regelung und bezieht sich nicht auf die Postleitzahlen der Abonnent:innen.

Für TO, deren Bediengebiet nur ein Bundesland umfasst ist die Meldung sehr einfach. Z.B. für eine TO aus dem Saarland:

Für bundeslandübergreifende TO kann die Verteilung auf die beteiligten BL, sofern keine monatsaktuelle Information vorliegt, beispielsweise aus der vergangenen Jahresabrechnung oder einer vergleichbaren Quelle hergeleitet werden. Nur bundeslandübergreifende TO, wie z.B. der RMV, der hvv, der DTV oder MDV, müssen ihre Einnahmen verteilen und etwas anderes als 100 eintragen.

Die Verteilung auf Bundesländer ist anhand der Erlösaufteilung der TO vorzunehmen.

Die Wohnorte der Abonnent:innen sind in dieser Meldung nicht relevant.

Eine Korrektur der bereits gemeldeten BL-Verteilung funktioniert nach demselben Prinzip wie bei den eigentlichen Daten-Meldungen.

Hier ein Bsp:
In der Datei "XX_D_Tickets_Vert_BL_202305" haben Sie versehentlich dem Bundesland Sachsen 5% der Einnahmen zugeordnet, obwohl Sie nur im Saarland unterwegs sind:

Dann erstellen Sie eine Stornodatei "XX_D_Tickets_Vert_BL_202305_STORNO" wie folgt:

und eine Neu-Datei "XX_D_Tickets_Vert_BL_202305_NEU" die wie folgt aussieht und laden beide Dateien in den SharePoint.

Das Verfahren ist für alle fehlerhaften Meldungen zu verwenden. Das Verfahren funktioniert genauso für die Verteilung des Rest-Sortiments und der SOLL-Einnahmen.

Denken Sie bitte daran, es genügt nicht, die bereits hochgeladenen Dateien im Sharepoint zu verändern!

Es gibt eine Reihe von formalen Gründen, die zu einer Ablehnung der Meldedateien führt. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den häufigsten Gründen und wie Sie gegensteuern können:

• Es erfolgt eine automatische Prüfung der Meldeart, anhand der Schlüsselbegriffe im Dateinamen[D_Tickets, D_Tickets_Vert, Rest_Angebot, Rest_Angebot_Vert, Solleinnahmen, Solleinnahmen_Vert]. Wenn keiner dieser Schlüsselbegriffe gefunden wird, wird ein Fehlercode erzeugt.
  Maßnahme: halten Sie sich immer an die vorgegebenen Bezeichnungen der jeweiligen Dateien: TO-Nummer_Schlüsselbegriff_JJJJMM.csv
• Es erfolgt eine automatische Prüfung der Dateistruktur (handelt es sich um eine csv Datei bzw. sind Anzahl, Namen und Inhalt der Spalten wie vereinbart?)
  Maßnahme: verändern Sie weder Spaltenköpfe noch -Anzahl, oder -Reihenfolge. Senden Sie uns immer csv Dateien (keine Excel-Tabellen)
• Es erfolgt eine automatische Prüfung auf Leer-Felder in jeder Spalte und jeder Meldung (außer in optionalen Feldern)
  Maßnahme: lassen Sie kein Pflichtfeld leer. Wenn es zu einem Ticketcode keine Einnahmen gibt, dann tragen Sie 0,00 ein.
• Es erfolgt eine automatische Prüfung auf die verwendeten Ticketcodierungen
  Maßnahme: verwenden Sie für D-Tickets ausschließlich die Ticketcodes 1-5 und für das Rest-Sortiment ausschließlich die Werte 11-14.
• Es erfolgt eine automatische Prüfung Preise in Ticketcode 1 und 2
  Maßnahme: stellen Sie sicher, dass im Ticketcode 1 ausschließlich der Preis 49€ auftaucht und, dass im Ticketcode 2 ausschließlich der Preis 46,55 verwendet wurde.
  Preise dürfen niemals negativ sein und nicht größer als 49,00€
• Es erfolgt eine automatische Prüfung, ob mehrere TO IDs übergeben wurden.
  Maßnahme: prüfen Sie vor dem Absenden, dass nur Ihre TO-ID in allen Zeilen verwendet wurde.
• Es erfolgt eine automatische Prüfung Kontrollsummen.
  Maßnahme: prüfen Sie vor dem Absenden, dass die Anzahl der Datenzeilen (ohne Spaltenüberschrift) der ersten Prüfsumme und dass die Summe Ihrer gemeldeten Einnahmen bis auf beide Nachkommastellen der zweiten Prüfsumme entspricht.
• Es erfolgt eine automatische Prüfung der gemeldeten PLZ
  Maßnahme: stellen Sie sicher, dass sämtliche Einträge 5-stellig oder 2-stellig (bei ausländischen Wohnorten) sind.

Jeder Tarifgeber trägt die Verantwortung für die rechtzeitige Meldung der in seinem Tarif verkauften Tickets.

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an:

Email: deutschlandticketclearing@deutschebahn.com

Telefon: +49561 786 4890